Szybkość w zderzeniu ze skutecznością i efektywnością działań

Jakie są podstawowe cechy działania, jak są ze sobą powiązane i w ogóle czym jest działanie? O tym wszystkim w artykule. 13/2018(19)

Co to znaczy działać?

 

Każdy z nas jakoś się zachowuje: ludzie, myszy, szympansy, pająki. Ale tylko człowiek działa, bo żeby zachowanie było działaniem to musi być celowe i świadome (Szafrański, s. 11), a tylko człowiek ma zdolność do takiego zachowania się. Może jakieś inteligentne istoty z kosmosu też potrafią działać, ale tu i teraz na Ziemi działać potrafimy tylko my – ludzie.

 

Cel – czyli jak na różne sposoby można kopnąć puszkę

 

Skoro działanie musi być celowe, to przed działaniem musimy sformułować konkretny cel. W innym przypadku nie działamy. Jeśli idę ulicą i bezwiednie kopnę puszkę, to się zachowuję, ale nie działam. Kiedy jednak dostrzegę puszkę, pomyślę, że może ktoś się o nią potknąć, więc lepiej żeby na chodniku nie leżała, stąd kopnę ją na trawnik, to działam. Oczywiście, może powinienem ją po prostu podnieść i wyrzucić do kosza… Może tak, ale to już jest kwestia sposobu osiągnięcia celu, którym w tym przypadku jest wyeliminowanie zagrożenia.

 

Skuteczność i jej niejednoznaczność

 

Jeśli sformułuję cel, zadziałam, żeby go osiągnąć i w rezultacie działania osiągnę go, to mogę powiedzieć, że jestem skuteczny. Skuteczność to zgodność osiągniętego rezultatu ze sformułowanym celem (Szafrański, s. 17).

Czasami cel albo jest osiągnięty albo nie. Na przykład, albo wrzucę piłkę do kosza (jestem skuteczny), albo nie (nie jestem skuteczny).

Często jednak, cel może być osiągnięty w mniejszym lub większym stopniu. Mam posłodzić herbatę, bo lubię pić słodką. Wystarczą mi dwie saszetki cukru, które zamówiłem. Jedna jednak mi się wysypała na podłogę, więc posłodziłem herbatę cukrem z jednej saszetki. Osiągnąłem skuteczność 50% w zakresie realizacji celu jakim było satysfakcjonujące mnie posłodzenie mojej herbaty.

Jeśli działania są powtarzalne, to skuteczność w działaniu w danym okresie można rozpatrywać w ujęciu statystycznym. Jeśli na przykład piłkarzowi wyznaczy się cel, że w sezonie w każdym meczu ma strzelić przynajmniej jedną bramkę, rozegra on 40 meczy i strzeli 30 bramek, to jego skuteczność będziemy mogli określić na poziomie 75%.

O skuteczności musimy myśleć wiążąc ją z konkretnym punktem odniesienia. Jeśli na przykład pracownik w pracy przez 3 godziny korzysta z Youtuba lub Netflixa, to z pewnością osiąga jakieś swoje własne cele, ale nie działa w tym czasie na rzecz osiągnięcia celów przedsiębiorstwa. Nie utożsamia się z nimi. Kotarbiński powiedziałby, że jego działanie nie dość, że nie jest skuteczne, to jest przeciwskuteczne (Kotarbiński, 1981, s. 104-105).

Przyjmijmy na chwilę, że cel można wyrazić liczbowo. W takim wypadku maksymalna skuteczność (EV – effectiveness (ang.)) wyniesie 1:

EVMAX = 1

co będzie oznaczało pełną zgodność osiągniętego rezultatu z wyznaczonym celem.

Jest to szczególny przypadek skuteczności, którą w sposób uniwersalny można wyrazić wzorem:

EV = r : a

gdzie:

r – rezultat (result (ang.))

a – cel (aim (ang.))

Jeśli EV nie będzie równe 1, to znaczy, że w działaniu wystąpiły zakłócenia, które doprowadziły do powstania odchylenia. Odchylenie (deviation (ang.)) można wyrazić wzorem:

DV = EV – EVMAX = EV – 1

 

Efektywność – czyli, czy wbić gwóźdź młotkiem, czy złotym zegarkiem?

 

Często zależy nam nie tylko na tym żeby osiągnąć cel, ale też na tym żeby zrobić to jak najbardziej efektywnie. Efektywność działań polega na tym, żeby daną liczbę celów osiągnąć jak najmniejszym kosztem, albo na tym, żeby przy danym koszcie osiągnąć jak największą liczbę celów. Najlepiej nie ponosić żadnych kosztów a osiągnąć wszystkie cele. W ujęciu ekonomicznym efektywność to relacja efektu do nakładu. Efekt powinien być większy od nakładu. Taką zależność można wyrazić wzorem:

EC = e : exp

gdzie:

EC – efektywność (efficiency (ang.))

e – efekt (effect (ang.))

exp – nakład (expenditure (ang.))

Dodatkowo, chcemy, żeby w kolejnych okresach efektywność rosła, co można wyrazić zależnością:

EC1 > EC0

gdzie:

EC0 – efektywność poprzedniego okresu

EC1 – efektywność bieżącego okresu.

Efektywność może być analizowana w innych aspektach niż ekonomiczny. Odsyłam w tym zakresie do takich autorów jak T. Kotarbiński (1971, s. 79), T. Pszczołowski (s. 60), Skrzypek (216-218).

Gdybyśmy nie cierpieli na niedobór zasobów, to nie musielibyśmy rozważać problemu efektywności. Ba! W ogóle nie rozwinęłaby się ekonomia, bo na potrzeby osiągnięcia celu moglibyśmy wykorzystać nieskończenie wiele zasobów. No ale tak nie jest, stąd cały czas musimy zastanawiać się jak osiągać cele w sposób efektywny. Dlatego nikt raczej nie wbija gwoździa w ścianę złotym zegarkiem, choć może dałoby się.

 

Działanie w czasie

 

Działanie trwa w czasie. Choćby nie wiem jak krótko trwało, to kiedyś się zaczyna i kiedyś kończy. Najdłuższe działanie pojedynczego człowieka może być tak długie jak jego życie, minus czas niemowlęctwa, w którym nie jesteśmy świadomi naszego zachowania i u niektórych minus czas ostatnich lat życia, kiedy nie wiemy kim jesteśmy. W wymiarze społecznym, jeśli potraktowalibyśmy działanie jako zamierzone zachowanie cywilizacji, maksymalny czas trwania takiego działania może dążyć do nieskończoności. Możemy więc mówić o terminie rozpoczęcia działania (t0) i terminie zakończenia działania (t1). Czas działania będzie różnicą między terminem zakończenia i terminem rozpoczęcia, czyli:

TAC = t1 – t0 = ∆t

gdzie:

TAC – czas działania (indeks AC – activity (ang.))

Jeśli jakieś działanie jest niepowtarzalne, to możemy jedynie zaplanować czas jego trwania, a potem sprawdzić, czy nie został przekroczony. Stopień w jakim udało się zmieścić w zaplanowanym czasie, wyraża skuteczność działania ze względu na czas jego trwania.

Jeśli teraz wyobrazimy sobie działanie powtarzalne, to w kolejnych powtórzeniach  tego działania możemy dążyć do szybszego jego wykonania przy zachowaniu zaplanowanych skuteczności i efektywności.

Nasz TAC (czas drugiego powtórzenia działania) powinien być krótszy niż TAC (czas pierwszego powtórzenia działania), czyli:

TAC< TAC

czyli:

∆t< ∆t

czyli:

t2 – t1 < t1 – t0

 

Szybkość a skuteczność i efektywność

 

Chcemy, żeby udawało nam się osiągać cele… w sposób efektywny. Bardzo często dodatkowo chcemy osiągać je jak najszybciej. Jak najszybciej: osiągać zysk, przemieszczać się, zrobić zakupy itd. Oczywiście, nie wszystko chcemy zrobić jak najszybciej. Na przykład, nie chcemy szybko wracać z wakacji nad morzem, nie chcemy jak najszybciej przeżyć naszego życia, wyjść z dobrego koncertu, czy klimatycznej restauracji.

Skupmy się teraz tylko na tych działaniach, które chcemy żeby trwały jak najkrócej, abyśmy mogli osiągnąć jak najszybciej cele. Skupmy się przy tym tylko na działaniach powtarzalnych, dla których za każdym kolejnym razem możemy poszukiwać sposobu na ich jeszcze szybszą realizację.

Skracanie czasu działań, które chcemy wykonać jak najszybciej, pozwoli nam na wygospodarowanie czasu na przykład na działania, które chcemy, aby szybko się nie kończyły. W naszym życiu, kiedy szybciej wykonamy pracę, będziemy mogli pójść na więcej koncertów. Albo będziemy mogli wykonać więcej dodatkowej pracy. Czasami czujemy potrzebę zrobienia tylu rzeczy, że zawsze przyda się przynajmniej niektóre z nich zrobić szybciej, żeby dokonać tyle ile to tylko możliwe w życiu.

Musimy zdawać sobie sprawę, że w danych warunkach im szybciej działamy, tym większe prawdopodobieństwo popełnienia błędów, a tym samym powstania większych odchyleń od celu, stąd większe ryzyko osiągnięcia mniejszej skuteczności.

Szybsze działanie, zakładając że jest skuteczne, może prowadzić do większej efektywności, bo krócej będziemy wykorzystywać zasoby.

Z drugiej strony, przyspieszenie działania może prowadzić do zmniejszenia efektywności, gdyż po pierwsze, może zmniejszyć się skuteczność, co oznacza zwiększenie się odchyleń od celu, przez co trzeba będzie podjąć działania naprawcze, które kosztują. Po drugie, przyspieszenie dotarcia do celu może być osiągane kosztem większego zużycia zasobów. Na przykład, lot rakietą z Poznania do Nowego Jorku będzie droższy niż lot samolotem.

Wyobraź sobie, że znalazłeś się na rysunku poniżej. Chcesz osiągnąć zaznaczony nad osią czasu cel. Działasz, w wyniku czego powstaje rezultat. Jest on najczęściej nieco innych od zakładanego celu. Skala odchylenia jakie powstanie będzie wpływać na skuteczność Twojego działania. Im mniejsze będzie odchylenie, tym większa będzie skuteczność.

Często, im cel jest bardziej oddalony w czasie, tym większe ryzyko powstania odchyleń, gdyż na ten cały narysowany układ oddziałuje dłużej szereg czynników zewnętrznych, tak zwanych zakłóceń. Części z nich nie możesz przewidzieć i stąd są one najbardziej ryzykowne. Część możesz przewidzieć i tylko nad częścią z tej części możesz panować. Nie zawsze jest tak, że czynnik zewnętrzny oddziałuje niekorzystnie. Czasami jest odwrotnie. Podsumowując, w otoczeniu stale pojawiają się szanse i zagrożenia związane z działaniem.

 

 

Załóżmy, że działanie z poprzedniego rysunku trwa w czasie ∆t=t1-t0 i czas ten nie może się zmienić. Cel, dla którego podejmowane jest działanie można osiągnąć na szereg różnych sposobów. Pokazałem to na rysunku poniżej.

 

 

Jak widać, najbardziej złożona ścieżka to 1., a najmniej złożona to 3. Efektywność osiągnięcia celu w trzeci sposób będzie największa. Rezultat zgodny z celem zostanie osiągnięty przy najkorzystniejszej relacji efektu do nakładu. Niestety, nie zawsze przed działaniem wiemy, którą ścieżką pójdzie nam pójść. Na kształt ścieżki wpływają z jednej strony różne zakłócenia, a z drugiej stan naszych: wiedzy, umiejętności, zdrowia, motywacji, itp.

 

Niektóre szczególne przypadki działań

 

Działanie składa się z działań cząstkowych. Można je dzielić na mniejsze, dla których wyznaczać będziemy mniejsze cele.

Przykładem takiego działania złożonego z mniejszych działań jest nasze życie. W jego przypadku często nie definiujemy celu generalnego. Celem jest nasza droga, a zwątpienie w ten cel, powoduje zwątpienie w sens życia, bo jedynym pewnym końcem naszego istnienia okazuje się śmierć.

Inny przykład szczególnego działania to funkcjonowanie przedsiębiorstwa, które trochę przypomina życie człowieka, jednak w tym przypadku łatwiejsze jest określenie generalnego celu. Może nim być osiąganie zysku albo maksymalizowanie wartości akcji.

Jeszcze innym szczególnym przypadkiem działania jest myślenie, którego celem często jest rozwiązanie problemu. Szczególnym przypadkiem myślenia jest marzenie, którego celem jest dobre samopoczucie. Cel ten osiągany jest nie po działaniu tylko w trakcie działania. Jest więc natychmiastowy i nieprzesunięty w czasie. Taką samą naturę celów mają niektóre usługi. Na przykład usługa masażu.

Życzę wszystkim powodzenia w osiąganiu osobistych celów.

 

Źródła:

Kotarbiński T., Niektóre zagadnienia epistemologii pragmatycznej, w: Problemy efektywności badań naukowych, Materiały sympozjum naukoznawczego, 26 listopada 1970, Warszawa 1971.

Kotarbiński T., Traktat o dobrej robocie, Ossolineum, Wrocław-Warszawa-Kraków-Gdańsk-Łódź 1982.

Pszczołowski T., Mała encyklopedia prakseologii i teorii organizacji, Ossolineum, Wrocław 1978.

Sktrzypek E., Jakośći efektywność. Wyd. Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej, Lublin 2000.

Szafrański M., Skuteczność działań w systemach zarządzania jakością przedsiębiorstw, Wydawnictwo Politechniki Poznańskiej, Poznań 2006.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *